Автоматизация производственного учета: затраты и выгоды

Автоматизация бизнес-процессов все еще остается весьма затратным мероприятием. Это вопрос и времени, и финансов, и труда высокооплачиваемых специалистов.

 Естественно, что принимая решение о внедрении той или иной информационной системы, руководитель желает знать, как скоро окупятся вложения и какую реальную выгоду получит его предприятие в результате проекта. Однако прогнозировать будущие результаты не так просто, особенно если речь идет об автоматизации производственной деятельности.

Многие компании оптимальным способом считают реализацию отдельного консалтингового проекта, цель которого – расчет окупаемости инвестиций (ROI). Для этого приглашаются сторонние специалисты, которые моделируют ситуацию на текущий момент, прогнозируют будущую ситуацию и проводят сравнительный анализ производительности, финансовых показателей и других параметров эффективности после внедрения. Однако такие проекты весьма дорогостоящи, цена вопроса может оказаться сопоставимой со стоимостью самого внедрения автоматизированной системы.
По нашему мнению, компания вполне способна оценить эффективность самостоятельно. Для этого, в первую очередь, необходимо понимание того, что информационная система – это, прежде всего, инструмент достижения целей. Решение о внедрение любой информационной системы должно отталкиваться от потребностей, проблем и сложностей, существующих в компании. Поэтому для того, чтобы сопоставить затраты на внедрение ИС и последующие результаты, мы предлагаем отталкиваться именно от целей автоматизации.

Цели могут быть совершенно разными, например:

  • бесперебойная поставка материалов и комплектующих в производство;
  • сокращение производственного цикла на 20%;
  • уменьшение себестоимости на 15%;
  • снижение количества брака на 70% и так далее.

И, чем более конкретно поставлены цели, тем проще оценить результаты внедрения программного продукта.

Автоматизация производства в ЗАО «Флексознак»

Автоматизация позаказного производства в ЗАО «Флексознак» — многопрофильной промышленной типографии, являющейся одним из крупнейших поставщиков полиграфической B2B продукции в России, странах СНГ и Европы.

Фото 1: Флексознак, многопрофильная промышленная типография.


Фото 2: Производственный цех Флексознак.

В 2011 году руководство предприятия инициировало проект автоматизации производственного,  оперативного и складского учета, поскольку ранее учет велся с применением электронных таблиц и бумажных носителей. Основную сложность для компании представлял расчет себестоимости: фактическая себестоимость изделий формировалась с опозданием на 1,5 – 2 месяца. Из-за отсутствия возможности оперативного отслеживания движения материалов на складе было сложно планировать заказы поставщикам, что приводило к возникновению длительных простоев на производстве по причине несвоевременной поставки материалов.
Кроме того, специфика деятельности предприятия диктует необходимость работы с клиентами под заказ. После принятия заказа менеджером заказ включается в план производства. Поэтому для эффективного управления крайне важна скорость обработки входящих заказов, постоянный контроль выполнения заказов на всех циклах производства продукции, качественное планирование и организация самого производственного процесса, производственных программ и загрузки мощностей.
Оптимальным вариантом решения поставленных задач стала организация ведения производственного, оперативного и складского учета  в едином информационном пространстве.
В результате проекта компания получила следующие преимущества:

  • Организовано эффективное управление непосредственным процессом производства, которое осуществляется на основе плана производства по сменам. Под заказ на производство передаются материалы, рассчитывается загрузка производства, рассчитывается время, необходимое для выполнения заказа. Размещение заказов на производство осуществляется таким образом, чтобы наиболее эффективно использовать производственные мощности. При возникновении брака автоматизированная система позволяет определить, на каком именно этапе произошло его возникновение, что позволяет оперативно принимать меры по предотвращению брака готового изделия.
  •  После закрытия заказа мастер отчитывается по затратам рабочего времени и материалов, потраченным на выполнение заказа. На основе этих данных формируется ведомость по производственным затратам. При этом начальник цеха сразу получает информацию о количествах перерасходов или экономии. Благодаря этому усилен контроль расходования ресурсов компании, повысилась точность расчета производственной себестоимости, объемы затрат снижены на 3-4%.
  •  Организован оперативный складской учет. Остатки материалов на складах отражаются в режиме реального времени. Реализован попартионный учет товаров (как материалов, так и готовой продукции). Из соответствующей ведомости сразу понятно, когда поступил материал (или готовая продукция), на каком складе он хранится (основной или производственный) и под какой заказ на производство.
  • Уже в момент получения и оформления заказа на производство технологи видят в системе, что материал зарезервирован и находится на складе. Если раньше этот процесс занимал 1-2 часа, поскольку приходилось запрашивать информацию у заведующего складом по телефону или вести дополнительный учет материалов в электронных таблицах, то теперь формирование данных на согласование заказов поставщикам и заказов на производство занимает всего пару минут.
  • Благодаря системному планированию закупок материалы поступают бесперебойно, благодаря чему заказы своевременно запускаются в производство. Как следствие, длительность простоев по причине нехватки материалов снизилось на 25%, повысилось качества планирования производственной деятельности, возросли объемы производства и реализации готовой продукции.

Кроме того, автоматизированная система позволила компании отказаться от сверки различных данных и отчетов, проводившихся ранее.
В результате уже через несколько месяцев полученные выгоды существенно превысили стоимость проекта внедрения автоматизированной системы.

В некоторых случаях внедрение автоматизированной системы производственного учета позволяет снизить трудоемкость технологического процесса.

Автоматизация производственного учета в ОАО "ММК-Профиль-Москва"

Фото 3: Производственный цех ММК-Профиль.

Автоматизация производственного учета в компании ОАО "ММК-Профиль-Москва", являющейся дочерним предприятием «Магнитогорского металлургического комбината» — одного из крупнейших мировых производителей стали, занимающего лидирующие позиции среди предприятий черной металлургии России. Основной вид деятельности ОАО «ММК-Профиль-Москва» —  производство и реализация металлопродукции: профнастила, металлочерепицы, сайдинга, софитов и сопутствующих элементов.
Металл для производства готовой продукции предприятия поступает в рулонах и  принимается к учету по весу (в тоннах), количество готовой продукции измеряется в погонных и квадратных метрах. До проекта автоматизации на предприятии отсутствовала возможность учета материалов после обработки в единицах веса, из-за чего возникали сложности в учете расхода материалов на производство.  За смену, как правило, расходуется только часть рулона, поэтому для того чтобы оценить, сколько материала было использовано на производстве за день, рулоны приходилось взвешивать дважды – до и после смены. Из-за того, что каждый рулон весит 5-7 тонн, процесс взвешивания занимал большое количество времени, поэтому выполнение производственных заказов задерживалось.
С помощью автоматизированной системы реализован механизм учета использованного на производстве сырья в единицах веса. Теперь вес переработанного материала рассчитывается исходя из параметров готовой продукции, благодаря чему отпала необходимость повторного взвешивания рулонов металла после окончания рабочей смены, каждый рулон ставится на линию единожды. Сотрудники производства  всегда располагают точной информацией о том, сколько тонн металла осталось в рулоне, и могут планировать потребность в дополнительном количестве материала, которое требуется для производства нужного количества изделий. Как следствие, сократилась производственная себестоимость, уменьшилась длительность технологического процесса, на 10% возросла скорость выполнения производственных заказов. Все это незамедлительно сказалось на финансовых результатах предприятия. В конечном итоге благодаря этому и другим полученным результатам, проект внедрения автоматизированной системы меньше чем за полгода оправдал себя в полной мере и позволил компании повысить эффективность деятельности.

Расчет соотношения затрат на проект автоматизации и дополнительной прибыли от его реализации

Полученные результаты — снижение объема затрат, повышение скорости обработки входящих заказов, качества планирования производства, бесперебойное поступление материалов, сокращение длительности простоев или производственного цикла и т.д. – вполне поддаются прогнозированию. Такой расчет позволит определить примерные сроки, за которые окупится проект автоматизации, а также рассчитать прогнозировать дополнительную годовую прибыль от внедрения системы.

Основываясь на своем опыте и опыте наших клиентов мы можем выделить основные принципы проведения процедуры такого расчета:

  1. Во-первых, необходимо описать реализуемые автоматизированной системой функции контроля и управления.
  2. Во-вторых – определить влияние каждой функции на изменения конечных производственных показателей: себестоимости, производительности, качества готовой продукции, процент брака, энергозатрат и т.д.
  3. Далее требуется оценить численное изменение конечного производственного показателя от внедрения каждой влияющей на него функции. Сделать это можно как математическим расчетом, так и с помощью статистической обработки значений показателей при различных режимах ручного управления. Можно отталкиваться от анализа существующих оценок в уже действующих системах автоматизации на аналогичных предприятиях.
  4. Следующий этап состоит в переводе полученных прогнозируемых изменений показателей в финансовые единицы и их суммирование.

Результатом предпринятых усилий станет так называемый «паспорт планируемой системы», который будет содержать следующие сведения:

  • Наименование, структура и состав автоматизированной системы;
  • Перечень выполняемой системой функций;
  • Оценка времени внедрения и адаптации системы и затрат на ее реализацию;
  • Прогноз годовой дополнительной годовой прибыли от внедрения и способ оценки этой прибыли;
  • Оценка окупаемости системы;
  • Взаимосвязь системы с другими системами предприятия и ограничения по времени начала ее эксплуатации;
  • Перечень изменений в организации и форме работы персонала, работающего с системой.

5. Заключительный и не менее важный этап – это разработка концепции эффективного повышения уровня автоматизации.

Проведение обследования функционирования производства позволяет выстроить концепцию дальнейшего повышения эффективности, оценить основные изменения технических и экономических показателей за счет повышения уровня автоматизации, а также разработать график реализации конкретных мероприятий, требующихся для достижения поставленных целей:

  • Совершенствование и развитие прикладного программного обеспечения систем автоматизации;
  • Расширение и модификация существующих систем автоматизации, построение новых систем.

Мероприятия, способствующие эффективному использованию систем автоматизации, которые не требуют капитальных вложений, например: регулярная оценка эффективности автоматизации руководством, обновление должностных инструкций сотрудников, работающих с системой, пересмотр системы мотивации персонала, поддержание квалификации сотрудников производства существующему уровню автоматизации и т.д.
Последовательность проведения запланированных мероприятий, которая должна учитывать проводимые и планируемые мероприятия по модернизации и расширению производства, финансовые ресурсы на ближайшие годы, изменения, происходящие на рынке программного обеспечения.
Предложенная система оценки соотношения затрат на создание автоматизированной системы и результатов автоматизации позволит руководство принимать не требующие капитальных затрат меры по совершенствованию и повышению эффективности уже имеющихся систем, выделять для реализации те мероприятия, которые имеют малый срок окупаемости и достаточно эффективны, планировать ежегодное финансирование на цели автоматизации с учетом их влияния на основные показатели деятельности предприятия.

При правильном подходе результаты оправдают вложение ресурсов, и выведут предприятие на новый уровень эффективности и развития.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *